Menyusun Strategi Komunikasi GPR

Share post
Maria Wongsonagoro

Saat mendapat undangan sebagai pembicara di  The 4th JAMPIRO (Jambore PR INDONESIA) di Semarang 7 - 9 November 2018, saya bertanya tentang judul workshop yang perlu saya bawakan.  Saya diminta mengajar kelas Government Public Relations (GPR) dengan judul “Strategi Komunikasi Publik yang Efektif”. Senang mendengarnya, karena dalam mengajar ilmu public relations (PR), saya mempunyai tujuan untuk memperkecil gap sistem, prosedur, serta praktik antara corporate communication di perusahaan swasta dan humas di pemerintah.

Kesempatan itu perlu diisi tidak saja dengan berpresentasi, namun perlu memberi studi kasus singkat kepada para peserta. Saya meminta mereka untuk menerapkan teori dan panduan yang dipresentasikan pada setiap studi kasus. Ini akan memberi gambaran tentang pemahaman para peserta workshop dalam pembuatan strategi komunikasi sesuai dengan tahapan-tahapannya.

Awalnya, saya memberi pemahaman kepada peserta tentang perlunya membuat strategi komunikasi. Hal ini untuk mendukung rencana strategis (renstra); membangun, menjaga kesinambungan, meningkatkan dan melindungi reputasi lembaga pemerintah berlandaskan visi, misi, nilai-nilai dan tujuan lembaga pemerintah (institutional branding); memayungi semua komunikasi yang dilaksanakan di lembaga pemerintah

Setiap lembaga mempunyai renstra jangka panjang dan sasaran yang ingin dicapai.  Tugas kepala humas menetapkan strategi komunikasi jangka panjang yang mendukung renstra lembaga. Ada tujuh tahap dalam membuat strategi komunikasi.

Pertama, melaksanakan analisis SWOT  untuk menggambarkan situasi yang dihadapi oleh lembaga. Kedua, melaksanakan stakeholders mapping untuk menetapkan prioritas kelompok mana yang perlu didahulukan, menentukan para pembentuk opini, dukungan pihak ketiga, dan sebagainya. Pemetaan stakeholders juga dilaksanakan untuk para stakeholders internal, bekerja sama dengan unit-unit terkait. 

Ketiga, ketahui persepsi para pemangku kepentingan. Lakukan survei, diskusi kelompok, pertemuan, dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memahami persepsi stakeholders eksternal maupun internal,  mengetahui tujuan, program, kegiatan, pelayanan publik, dan sebagainya. Setelah itu, analisis hasil survei tersebut.  Langkah ini sangat penting untuk menetapkan strategi komunikasi karena tujuannya adalah merubah persepsi, dari yang tidak tahu menjadi tahu, dari negatif menjadi positif, dari salah persepsi menjadi benar. 

Kempat, menetapkan tujuan. Dalam hal ini adalah meningkatkan branding, mencapai renstra, dan meningkatkan reputasi. Kelima, humas menetapkan strategi komunikasi berdasarkan analisa situasi, pemetaan stakeholders, dan analisa persepsi setiap kelompok stakeholders.

Keenam, menetapkan action plan atau rencana tindak – agenda settingtimeline – program – kegiatan, termasuk agenda semua program dan kegiatan, baik eksternal maupun internal. Ketujuh, adalah mengevaluasi keberhasilan. Sangat penting untuk mengetahui bahwa strategi komunikasi efektif. Evaluasi dapat dilaksanakan setelah satu tahun untuk mengetahui apakah ada perubahan persepsi.  Jika tidak, strategi perlu disesuaikan karena mungkin situasi berubah.

Dari hasil pembuatan studi kasus, terlihat bahwa pembuatan strategi komunikasi (tahap lima) masih belum sepenuhnya dipahami oleh sebagian besar peserta workshop JAMPIRO.  Strategi berarti cara untuk mencapai tujuan, bukan action plan atau rencana tindak, program dan kegiatan.

“3 in 1”

Saya menyampaikan juga kepada para peserta tentang prasyarat bagi suatu lembaga untuk menciptakan government public relations yang efektif.  Sebut saja rangkaian three-in-one. Pertama adalah leadership atau kepemimpinan yang merupakan sosok strategic thinker. Paham public relations sebagai strategic management function atau fungsi manajemen strategis. Dapat memberi pengarahan yang tepat, serta mempunyai communication skills yang efektif dan kuat.

Kedua, competent team atau tim humas yang kompeten. Dapat melaksanakan semua tugas PR yang dibutuhkan oleh lembaga. Dari menganalisis berita, issues management, crisis management. Kemudian, membuat strategi komunikasi untuk semua inisiatif, program dan kegiatan lembaga, menjalin hubungan baik dengan stakeholders maupun media. Merancang konsep tanggung jawab sosial atau social responsibility, dan melaksanakan program, kegiatan, serta mempunyai basic skills yang dituntut dari seorang praktisi PR. Jangan lupa, semua ini termasuk kemahiran berbahasa Inggris, terutama bagi mereka yang ditugaskan untuk berkomunikasi dengan stakeholders asing atau yang berada di luar negeri.

Ketiga adalah governance structure, aturan dan kebijakan yang tepat. Terutama, membuat communications manual atau panduan komunikasi dengan sistem dan prosedur untuk mendukung renstra serta semua komunikasi yang dilaksanakan oleh lembaga.  Panduan komunikasi diberikan kepada internal stakeholders terkait berupa living document. Dokumen ini dapat berubah sewaktu-waktu mengikuti perubahan situasi yang dihadapi oleh lembaga.  Bukankah saat ini ramai dibicarakan bagaimana kita perlu menghadapi era yang disruptif, revolusi industri 4.0, ketidakpastian ekonomi dan sebagainya?  Dokumen ini penting dan bentuknya bukan buku melainkan ordner binder, dengan bagian-bagian yang sewaktu-waktu dapat direvisi dan diperbaharui? Mengapa?  Karena lembaga dan humas perlu menghadapi era yang disruptif yang sewaktu-waktu berubah. Dengan sendirinya panduan komunikasi harus dapat mengikuti perubahan tersebut.

Sudah waktunya terjadi reformasi birokrasi yang memungkinkan semua ini terjadi. Semua ini demi perbaikan sistem dan prosedur komunikasi di lembaga pemerintah. Demi memperkecil gap antara praktik PR di perusahaan-perusahaan swasta, multinasional dan global dengan humas pemerintah.


Share post

Tentang Penulis
Maria Wongsonagoro

Maria Wongsonagoro

PR Consultant, President Director of IPM Public Relations, Chief of Training Merdi Intar Selengkapnya...
ARTICLE (1)