Memberikan pelayanan informasi kepada publik adalah keharusan dari humas badan publik. Untuk menyediakan pelayanan yang optimal, badan publik perlu melakukan audit komunikasi.
YOGYAKARTA, HUMASINDONESIA.ID – Untuk mencapai tujuan organisasi ataupun institusi, perlu dilakukan komunikasi efektif. Pranata humas berperan penting dalam proses komunikasi tersebut. Ada hal penting yang seringkali luput dilakukan oleh praktisi public relations/PR ketika akan menyusun strategi komunikasi yang ditujukan kepada audiens. Aspek tersebut adalah audit komunikasi.
Hal itulah yang diungkapkan oleh Indah Kartikawati, Pranata Humas Ahli Muda Badan Karantina Pertanian, Kementerian Pertanian dalam acara wrbinar “Penyusunan Pedoman dan Laporan Evaluasi/Audit Pelayanan Kehumasan”. Webinar yang diselenggarakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Propinsi Jawa Barat yang berlangsung Rabu (9/11/2022) sebagaimana dimonitor awak HUMAS INDONESIA.
“Audit komunikasi itu penting karena kita harus lakukan komunikasi efektif yang jadi faktor penting dalam mencapai tujuan organisasi,” jelas Indah. Lebih lanjut, Indah menuturkan jika audit komunikasi akan berguna dalam mengukur efektivitas strategi komunikasi yang akan dijalankan oleh sebuah organisasi atau badan publik.
Dalam praktiknya, sebagai pelayan publik dari institusi pemerintah, pranata humas harus bekerja berdasarkan pedoman dan undang-undang yang mengatur. Beberapa landasan hukum yang mengatur pelayanan informasi seperti UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP), serta penyelenggaraan audit komunikasi oleh humas pemerintah yang tertera pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 27 tahun 2011 tentang Pedoman Umum Audit Komunikasi di Lingkungan Instansi Pemerintah.
Merujuk peraturan-peraturan tersebut dapat diketahui bahwa sasaran komunikasi pranata humas di lingkup pemerintah adalah pemangku kepentingan internal dan eksternal. “Kita tidak hanya berhubungan dengan media, pelaku usaha, warganet, tapi juga dengan masyarakat internal yang seringkali kita lupakan,” ungkap Indah.
Kunci Audit Komunikasi
Ada beberapa tahapan yang perlu diperhatikan oleh pranata humas saat akan melakukan audit komunikasi. Pertama, audit komunikasi harus memerhatikan paradigma komunikasi yang baru. “Mungkin dulu kita mau sosialisasi soal berkebun cukup dengan menuliskannya di media massa, tetapi ternyata sekarang kita juga harus masuk ke ranah media sosial,” jelas Indah. Komunikasi berevolusi dari waktu ke waktu, oleh karenanya kemampuan praktisi humas dalam beradaptasi dengan metode dan media komunikasi sangat diperlukan.
Kedua, menggunakan saluran yang tepat untuk menjangkau publik. Humas harus mengoptimalkan komunikasi di berbagai platform. Tetapi, taktik berkomunikasi di beberapa platform tersebut harus dibedakan sesuai dengan karakteristik audiensnya. Misalnya, konten yang diunggah di Youtube jelas berbeda dengan konten yang akan dimuat di Tiktok maupun Instagram.
Ketiga, audit komunikasi harus membantu program komunikasi jadi lebih baik, efektif, dan efisien. “Tujuan dari audit komunikasi sendiri memang untuk memudahkan humas membuat program ataupun produk komunikasi supaya optimal sampai ke publik yang menjadi sasaran komunikasi,” pungkas Indah.
Mengutip artikel “Audit Komunikasi” yang ditulis oleh Prita Kemal Gani dan dipublikasikan di lspr.edu (diakses Kamis, 17/11/2022), disebutkan bahwa ada tiga pendekatan dalam audit komunikasi, yakni pendekatan konseptual, pendekatan survei, dan pendekatan prosedur. Pendekatan konseptual berkaitan dengan kinerja organisasi di bidang komunikasi dengan mengukur tingkat pencapaian tujuan dan sasaran dari kegiatan komunikasi. Adapun pendekatan survei merupakan riset lapangan. Sementara itu, pendekatan prosedur lebih mengutamakan proses penyelenggaraan audit komunikasi. (AZA)
